Zásady zpracování osobních údajů společnosti ImunomedicA, a.s.
Tento dokument shrnuje zásady zpracování Vašich osobních údajů ze strany společnosti ImunomedicA, a.s. a rovněž informace o Vašich právech k těmto zpracovávaným osobním údajům a o možnostech jejich uplatnění.
Ochrana Vašich osobních údajů je pro společnost velmi důležitá. Níže se můžete seznámit s informacemi o ochraně a zpracování Vašich osobních údajů a s právy, která můžete v souvislosti se zpracováním osobních údajů uplatnit.
Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení GDPR“).
Identifikace správce osobních údajů
Společnost: ImunomedicA, a.s. (dále také jen „Imunomedica“)
IČO: 25009508
Sídlo: Chuderov 118, 400 02 Ústí nad Labem
E-mail: info@imunomedica.cz
Zpracovávané osobní údaje a jejich zdroj
Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. V rámci naší činnosti může dojít ke zpracování těchto Vašich osobních údajů:
1. identifikační údaje, zejména jméno, příjmení, titul, datum narození nebo rodné číslo, číslo identifikačních dokladů, údaje o zdravotní pojišťovně;
2. údaje vypovídající o zdravotním stavu (včetně údajů, jejichž zpracování je spojeno s povinnostmi vyplývajícími z protiepidemických opatření), těmi se rozumí zejména údaje o anamnéze, užívaných lécích, provedených vyšetřeních, nebo nežádoucích příhodách. Vzhledem k tomu, že jde o citlivé osobní údaje, jsou zpracovávány s náležitou péčí a je jim poskytnut vysoký standard ochrany;
3. kontaktní údaje, zejména telefonní číslo, e-mail, adresa, bankovní spojení;
4. profesně kvalifikační údaje, těmi se rozumí údaje o Vašich pracovních zkušenostech a jiných skutečnostech uvedených ve Vašem životopisu nebo obdobné dokumentaci zaslané správci, v případ že se ucházíte o zaměstnání nebo v případě, že jste zdravotnickým odborníkem a tato data jsou nezbytná k ověření Vašich znalostí a zkušeností (např. pokud máte být zařazen jako zkoušející do klinických hodnocení);
5. záznamy z bezpečnostních kamer v sídle společnosti;
6. Údaje získané ze souborů cookies, v případě, že jste navštívili některou z webových stránek společností patřících společnosti Imunomedica.
Vaše osobní údaje získáváme přímo od Vás, jako subjektu údajů (např. prostřednictvím e-mailové nebo telefonické komunikace), nebo jsme je získali z jiných veřejných zdrojů (např. databází veřejně dostupných na webových stránkách), nebo od třetích osob, pokud jsou tyto osoby oprávněny Vaše osobní údaje společnosti Imunomedica předat.
Právní základ pro zpracování a účel zpracování
Vaše osobní údaje zpracováváme:
a) s Vaším souhlasem se zpracováním osobních údajů – v takovém případě Vám byl/a informace o zpracování osobních údajů poskytnuta před udělením Vašeho souhlasu. V případě, že máte jakékoliv doplňující dotazy nebo požadavky týkající se GDPR, obraťte se na nás prosím prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.
b) bez Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů – v takovém případě zpracováváme Vaše osobní údaje na základě jiného právního titulu (stanoveného v čl. 6 nařízení GDPR) nežli souhlasu. Může se jednat zejména o zpracování osobních údajů nezbytné pro plnění smlouvy, zpracování osobních údajů nutné pro plnění právní povinnosti, zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu správce.
Případy, kdy jsou Vaše osobní údaje zpracovávány na základě jiného právního titulu, než je souhlas se zpracováním osobních údajů, jsou uvedeny níže. V následujícím textu můžete nalézt situaci, na jejímž základě jste osobní údaje společnosti Imunomedica poskytl/a, a seznámit se s právním základem, účelem a rozsahem zpracování Vašich osobních údajů.
1. Uzavíráte nebo uzavřeli jste se společností Imunomedica smlouvu, jednáte o její změně nebo ukončení?
Zejména v souvislosti s Vaší činností lékaře, farmaceuta či jiného zdravotnického pracovníka anebo v souvislosti s činností Vašeho zaměstnavatele jako zdravotnického zařízení s námi možná jednáte o uzavření, změně či ukončení smlouvy anebo plníte již uzavřenou smlouvu či přijímáte plnění z takovéto smlouvy. V těchto případech jsou zpracovávány zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje za účelem sjednání podmínek smlouvy či plnění takovéto smlouvy. Právní základ pro zpracování osobních údajů je v tomto případě splnění povinností ze smlouvy.
2. Ucházíte se o zaměstnání u společnosti Imunomedica?
V případě, že jste uchazečem o zaměstnání, pak společnost Imunomedica zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu identifikačních údajů, kontaktních údajů a profesně kvalifikačních údajů. Vaše osobní údaje společnost Imunomedica jako správce zpracovává na základě oprávněného zájmu, jelikož je zpracování výše uvedených osobních údajů zásadní pro posouzení vhodnosti kandidáta pro konkrétní pracovní pozici. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pouze pro účely přijímacího řízení a vzájemné komunikace mezi Vámi a společností.
V případě, že budete jako uchazeč o zaměstnání v přijímacím řízení úspěšný a stanete se zaměstnancem společnosti Imunomedica, stanou se Vaše osobní údaje získané během přijímacího řízení součástí Vašeho osobního spisu, který je společnost Imunomedica oprávněna dle zákoníku práce vést o každém zaměstnanci a ve kterém budou Vaše osobní údaje uchovávány po celou dobu trvání Vašeho pracovněprávního vztahu. V případě, že v přijímacím řízením nebudete úspěšný, budou Vaše osobních údaje uchovávány po dobu trvání přijímacího řízení, maximálně však po dobu 6 měsíců.
3. Jste zaměstnancem společnosti Imunomedica?
V případě, že jste zaměstnancem společnosti Imunomedica, pak společnost Imunomedica zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu identifikačních údajů, kontaktních údajů a profesně kvalifikačních údajů. Vaše osobní údaje společnost Imunomedica jako správce zpracovává na základě plnění povinností ze smlouvy, na základě plnění zákonné povinnosti, z titulu oprávněného zájmu nebo na základě souhlasu (ke zpracování na základě souhlasu dochází pouze za předpokladu, že je zaručena jeho dobrovolnost a svobodnost). O podrobnostech tohoto zpracovávání a souvisejících právech jsou zaměstnanci samostatně informováni v interní směrnici.
4. Jste subjektem hodnocení v rámci klinického hodnocení?
V případě, že jste subjektem hodnocení v rámci klinického hodnocení, pak jsou Vaše osobní údaje zpracovány z titulu oprávněného zájmu. Vzhledem k tomu, že v rámci klinického hodnocení dochází rovněž ke zpracování tzv. citlivých osobních údajů, zpracováváme tyto údaje na základě čl. 9 odst. 2 písm. i), tzv. zpracování nezbytné z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví, a na základě čl. 9 odst. 2 písm. j), tzv. zpracování z titulu vědeckého výzkumu. Osobní údaje o Vašem zdravotním stavu jsou zpracovávány s náležitou péčí a ochranou jako citlivé údaje, a to pouze za účelem uskutečnění příslušného klinického hodnocení a po dobu nezbytně nutnou k naplnění takového účelu. O podrobnostech tohoto zpracovávání a souvisejících právech jsou subjekty hodnocení samostatně informováni písemnou formou v rámci klinického hodnocení.
5. Nahlásil/a jste nežádoucí účinky léčivých přípravků (provedl/a jste tzv. farmakovigilanční hlášení)?
V případě, že jste nahlásil/a společnosti Imunomedica nežádoucí účinky a provedl/a jste tak tzv. farmakovigilanční hlášení, zpracovává společnost Imunomedica jako správce Vaše osobní údaje v následujícím rozsahu: identifikační údaje (iniciály, případně i jméno, příjmení, adresa, datum narození, pohlaví), kontaktní údaje, údaje o zdravotním stavu (zdravotní stav (anamnéza), užívané léčivé přípravky a údaje o nežádoucích účincích a jiných informacích o bezpečnosti léčivých přípravků), případně jiné informace, pokud jsou správci poskytnuty. Ke zpracování těchto osobních údajů dochází na základě plnění zákonné povinnosti podle příslušných právních předpisů, zejména zákona č. 387/2007 Sb., o léčivech v platném znění a dále vyhlášky č. 228/2008 Sb., o registraci léčivých přípravků. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pouze za účelem sledování bezpečnosti léčivých přípravků v rozsahu identifikačních, popřípadě kontaktních údajů a citlivých údajů o zdravotním stavu, které správci poskytnete.
V případě, že jste lékař a Vaše hlášení obsahovalo osobní údaje dalších osob (pacientů), prosím informujte příslušné pacienty o zpracování osobních údajů v rozsahu této informace o zpracování osobních údajů.
6. Obrátil/a jste se na společnost Imunomedica s dotazem ohledně užívání, dostupnosti produktů Imunomedica anebo s jiným obdobným dotazem (tzv. medicínské dotazy)?
V případě, že jste se na společnost Imunomedica obrátil/a s tzv. medicínským dotazem zpracovává společnost Imunomedica jako správce Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, jelikož považuje za důležité poskytnout Vám požadované informace týkající se léčivých přípravků Imunomedica, zejména s ohledem na to, že tyto informace mohou mít vliv na správné užívání předmětných přípravků, a především pak také na Vaše zdraví. Vaše osobní údaje budou zpracovávány v nezbytném rozsahu a pouze proto, abychom Vám mohli poskytnout odpověď na Váš dotaz. V minimální rozsahu mohou být Vaše osobní údaje zpracovávány nejdéle po dobu 30 let.
7. Jste účastníkem kongresu/setkání, které organizuje nebo podporuje společnost Imunomedica?
V souvislosti s Vaší činností lékaře, farmaceuta či jiného zdravotnického pracovníka můžete být pozván na setkání, které organizuje nebo podporuje naše společnost. V těchto případech jsou zpracovávány Vaše identifikační a kontaktní údaje za účelem úhrady nákladů na dopravu a ubytování v místě konání kongresu a popř. účastnického poplatku. Právní základ pro zpracování osobních údajů je v tomto případě plnění požadavků právních předpisů.
8. Jste příjemcem e-mailové komunikace?
Pokud Vám společnost Imunomedica zasílá e-mailová sdělení, zpracovává k tomuto účelu zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje (e-mailovou adresu). Společnost Imunomedica jako správce je oprávněna zpracovávat Vaše osobní údaje pro tento účel na základě oprávněného zájmu, v případě, kdy jste Vy (nebo Váš zaměstnavatel) se společností Imunomedica již dříve navázal/a obchodní vztah. Bez zpracování osobních údajů by nebylo možné ve vzájemné e-mailové komunikaci pokračovat.
9. Jste lékařem, jiným zdravotnickým odborníkem nebo jiným členem týmu, který se podílí na klinickém hodnocení nebo na neintervenční studii?
V případě, že jste lékař, jiný zdravotnický odborník nebo jiný člen týmu podílející se na klinickém hodnocení nebo na neintervenční studii, zpracováváme Vaše osobní údaje na základě smlouvy, kterou jste uzavřel/a se společností Imunomedica nebo na základě smlouvy, kterou společnost Imunomedica uzavřela s Vaším zaměstnavatelem. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu identifikačních údajů, kontaktních údajů a případně také profesně kvalifikačních osobních údajů prokazujících Vaše odborné znalosti nebo zkušenosti. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pro účely vedení databáze lékařů podílejících se na klinických hodnoceních nebo na neintervenčních studiích a kontaktování Vaší osoby v souvislosti s těmito aktivitami. Vaše osobní údaje mohou být rovněž zpracovány pro administrativní účely spojené s realizací smlouvy (např. vyplácení odměny).
10. Pohybujete se v areálu společnosti Imunomedica?
Dovolujeme si Vás informovat, že v areálu Společnosti je nainstalován kamerový systém. Kamerový systém je provozován z důvodů ochrany majetku společnosti Imunomedica, života a zdraví zaměstnanců a návštěvníků, dále je kamerový systém využíván pro následnou detekci pochybení v technologickém procesu výroby léčivých přípravků. Plán s vyznačením, které prostory jsou monitorovány, je umístěn v sídle společnosti Imunomedica. Kamery zaznamenávají pouze obraz, nikoli zvuk. Kamerové záznamy jsou uchovávány v rámci časové smyčky po dobu 10 dnů, poté dochází k jejich výmazu.
Osobní údaje zpracováváme v rozsahu potřebném k poskytování k řádnému vedení společnosti Imunomedica, k plnění zákonných povinností a zabezpečení našich vnitřních procesů. Osobní údaje jsou zpracovány ručně i automatizovaně.
Příjemci osobních údajů
Vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny dalším společnostem, s nimiž spolupracujeme v oblasti konkrétních produktů nebo služeb. Mohou sem patřit naši partneři v oblasti společné propagace výrobků – léčivých přípravků, které vyrábíme a uvádíme na trh v rámci vzájemné spolupráce, dále společnosti, s nimiž spolupracujeme při realizaci klinických hodnocení.
Vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny také správním orgánům, orgánům činným v trestním řízení nebo jiným orgánům veřejné správy v případě, že je takové zpřístupnění vyžadováno příslušnými právními předpisy či je to nezbytné k výkonu naší činnosti a k uplatnění našich práv (např. pojišťovnám).
Pokud se účastníte klinického hodnocení jako zkoušející lékař, mohou být Vaše osobní údaje předány rovněž Státnímu ústavu pro kontrolu léčiv (SÚKL).
Vaše osobní údaje mohou být rovněž poskytnuty třetím osobám v souvislosti s reorganizací, fúzí, prodejem, společným podnikem, postoupením, převodem nebo jiným nakládáním s celou společností Imunomedica (zahrnující také insolvenční nebo obdobné soudní řízení).
Osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu sdílet také se třetími osobami, kterými jsou:
- poskytovatelé IT služeb, účetních služeb, poskytovatelé daňové a právního poradenství, další profesionální poradci naší společnosti;
- auditoři;
- další příjemci dle odůvodněných potřeb.
Předávání osobních údajů do třetích zemí
Vaše osobní údaje nebudou předávány do zemí mimo EU.
Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytnou k naplnění stanoveného účelu, nevyplývá-li z právních předpisů povinnost zpracovávat osobní údaje po jinou stanovenou dobu. Pro úplnost upozorňujeme, že v některých případech se mohou uplatnit specifické lhůty (např. doba uchování kamerových záznamů, doba uchování e-mailů). Osobní údaje získané na základě souhlasu jsou zpracovávány pouze po dobu krytou poskytnutým souhlasem, nejdéle do jeho odvolání.
Mezi kritéria používaná k určení délky uchování údajů patří: (i) doba, po kterou trvá smluvní vztah; (ii) existence právní povinnosti, (iii) přípustnost takového uchování vzhledem k našemu oprávněnému zájmů a (iv) zákonem stanovené lhůty pro archivaci a skartaci.
Práva subjektu osobních údajů
Právní předpisy Vám ve vztahu k Vašim osobním údajům, které zpracováváme, přiznávají dále uvedená práva.
Právo na přístup: Máte právo požadovat po společnosti Imunomedica jako správci informaci o tom, zda jsou Vaše konkrétní osobní údaje zpracovány, jaký je účel jejich zpracování, jaké kategorie Vašich osobních údajů společnost Imunomedica zpracovává, kdo je příjemcem Vašich osobních údajů, po jakou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány a jaká práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů máte. Společnosti Imunomedica jako správce má rovněž povinnost poskytnout Vám informaci o tom, zda jsou Vaše osobní údaje předávány do třetích zemí. Můžete také po společnosti Imunomedica jako správci bezplatně požadovat kopii zpracovaných osobních údajů.
Právo na opravu: Máte právo, abychom bez zbytečného odkladu na Vaši žádost opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. Neúplné osobní údaje máte právo kdykoli doplnit nebo opravit.
Právo na výmaz: Máte právo, abychom na Vaši žádost Vaše osobní údaje vymazali, a to za předpokladu, že je naplněn některý z těchto důvodů: (a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; (b) odvoláte souhlas se zpracováním a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování; (c) vznesete námitku proti zpracování osobních údajů, pokud jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu správce a neexistuje žádný oprávněný zájem správce, který by převažoval nad Vašimi zájmy, (d) vznesete námitky proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu; (e) osobní údaje jsme zpracovali protiprávně.
I v případě, že se prokáže, že existuje jeden z výše uvedených předpokladů pro výmaz osobních údajů, mohou být Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu a po nezbytnou dobu dále zpracovávány, pokud přetrvává jiný právní důvod pro jejich zpracování (např. plnění zákonné povinnosti správce).
Právo na omezení zpracování: Máte právo, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů v případě, že (a) popíráte přesnost osobních údajů – zpracování omezíme na dobu potřebnou k ověření přesnosti osobních údajů; (b) neexistuje právní základ pro zpracování Vašich osobních údajů, ale před výmazem osobních údajů upřednostňujete jejich omezení; (c) Vaše osobní údaje již nepotřebujeme, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; (d) vznesli jste námitku proti zpracování – zpracování omezíme, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
Právo na přenositelnost: Ve vztahu k osobním údajům, které budeme zpracovávat automatizovaně na základě Vašeho souhlasu nebo pro plnění smlouvy s Vámi uzavřené, můžete požadovat jejich poskytnutí v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje můžete následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, abychom si je s jiným správcem předali mezi sebou. Za zpracování Vašich osobních údajů tímto jiným správcem již společnost Imunomedica nenese žádnou právní odpovědnost.
Právo vznést námitku: Proti zpracování Vašich osobních údajů můžete vznést námitku. Bude-li se jednak o námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Bude-li se námitka týkat jiného účelu, nebudeme dále Vaše osobní údaje zpracovávat, pokud neprokážeme závažné a oprávněné důvody (a) pro zpracování, které budou převažovat nad Vašimi právy a zájmy nebo (b) pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Právo podat stížnost: V případě, že se domníváte, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány v rozporu s příslušnými právními předpisy, můžete se svou stížností obrátit na dozorový úřad – Úřad pro ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz); pokud jsou Vaše osobní údaje zpracovány na Slovensku (např. účastníci klinického hodnocení, které probíhá na Slovensku), můžete se obrátit na dozorový úřad na Slovensku – Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (https://dataprotection.gov.sk/uoou/sk)
Více informací o Vašich právech je k dispozici na výše uvedených internetových stránkách dozorových úřadů.
Datum poslední revize textu: 13.6.2022
Ing. Dušan Svoboda
ředitel společnosti